עולם העסקים מלא וגדוש בשלל פעילויות שקושרות בין אנשים שונים ומחזקים את מערכות היחסים שביניהם – עובד מעביד, לקוח וספק, הכרות עם קהל יעד חדש או חשיפה של לקוחות פוטנציאליים למוצרים או שירותים חדשים ומעניינים שמתאימים לרוח המציאות החדשה. כל בעל עסק או חברה יודע כמה רגישים או שבירים יכולים להיות היחסים על הלקוח או העובדים ומדובר ביחסים שצריך לתחזק ולשמר על הזמן ללא הפסקה. בדיוק לשם כך קיים התחום של הפקת אירועים עסקיים ובעזרתו אפשר לוודא שאכן היחסים נשמרים על הצד הטוב ביותר ולשביעות הרצון של כל הצדדים. לא רק עצם הפקת האירוע היא עניין חשוב ותהליך מהותי אלא הפנייה אל אנשי מקצוע שזה התפקיד שלהם – הפקת אירועים עסקיים תוך כדי התאמה מלאה לדרישות והמטרות של הלקוח שלהם ושל האירוע עצמו.
מה כל כך חשוב באירוע עסקי?
ישנם כמה וכמה סוגים של אירועים או כנסים עסקיים – חשיפה או השקה של מוצר חדש לשוק, חיזוק קשר עם לקוחות מועדפים, אירוע חברה לרווחת העובדים בארגון וכמובן כנסים של קידום מכירות וחיזוק התודעה אודות העסק בקרב הדעה הרווחת של הלקוחות הנאמנים או הפוטנציאליים כאחד. כאשר מבינים לעומק את החשיבות של האירוע קל יותר להפיק אותו בדרך הנכונה והמתאימה ביותר וכך לעמוד במטרות שרוצים להשיג – הרשמה של לקוחות למועדון עסקי כלשהו, קבלת חוות דעת אודות שימוש ראשוני של מוצר או מתן הסכמה לעשות ניסיון במוצר בטרם הוא יוצא לשוק בהשקה מסחרית המונית. מומלץ מאד לקרוא בלוג הפקת אירועים על מנת להבין לעומק את כל האפשרויות שבהן כנס עסקי יכול לסייע רבות בהשגת מטרות עסקיות חשובות עבור בעל העסק.
איך מפיקים כנסים עסקיים?
ברוב המקרים אותן פעולות מתרחשות באירועים עסקיים וכל שנותר למי שמפיק את האירוע זה לקבוע את סדר הדברים בכנס עצמו. רוב הכנסים העסקיים כוללים קבלת פנים אישית ומתן ערכת מוצרים או פולדר עם פירוט סדר היום, לאחר מכן יעברו המוזמנים לחלל גדול שבו יוכלו ליהנות משתייה וכיבוד קל, כמו גם לקיים פגישות או שיחות עם עמיתים או אנשי מפתח מהתחום שבו הם עוסקים ובכנסים מסוימים אפשר יהיה גם להתרשם מדוכנים של עסקים אחרים וכך ללמוד אודות התפתחויות או חידושים בתחומים משיקים. השלב הבא יהיה התכנסות באולם גדול בו אפשר יהיה לשמוע נאומים אודות התחום או עצם הנושא אשר לשמו מתקיים הכנס. ברוב המקרים הנאומים או המצגות יהיו מלווים בשקופיות או סרטונים ויש לא מעט הפקה מאחורי עצם ההתכנסות – ארגון של אמצעי תאורה והגברה, וידוא מספר המקומות באולם וכמובן קבלת החלטה אודות חלוקת מקומות הישיבה. על מנת שהכל יתקתק כמו שצריך מומלץ להיעזר בחברה מתחום השכרת ציוד לאירועים.
איך נמדדת הצלחה של כנס עסקי?
הצלחה של כנס עסקי היא עניין סובייקטיבי ויחסי ולכל בעל עסק שמקיים כנס או אירוע כזה תהיינה המטרות שהוא רוצה להשיג. לא תמיד אפשר לדעת מיד בסיום הכנס האם הושגו המטרות וצריך לבחון סקרים שבוצעו או התנהגות של המשתתפים לאורך הזמן על מנת להבין האם הם מתנהגים על פי המצופה מהם או שמא יש מה לשפר לקראת הכנס העסקי הבא. גם אם מחליטים שאכן המטרות והיעדים הושגו – אין זה אומר שאפשר או כדאי לנוח על זרי הדפנה, שכן תמיד תהיה עוד עבודה וחשיבה לקראת הפקת הכנס הבא שלבטח יהיה טוב ונכון יותר לאחר שיופקו המסקנות הנדרשות מהכנס שזה עתה הסתיים.
